Każdy z nas przyznaje, że chciałby mieć więcej czasu. Każdy przyznaje też, że niemal nigdy nie może powiedzieć, że ma czas na wszystko. Czy jednak oznacza to, że jesteśmy skazani na nieustanny pośpiech? Można przeciwstawić mu różnego rodzaju metody planowania pamiętając, że dla każdego z nas skuteczne mogą okazać się inne rozwiązania. Poznając co najmniej kilka z pewnością każdy odkryje jednak, że zarzadzanie czasem może być łatwiejsze niż do tej pory.
Po pierwsze – ustalanie, na co marnowany jest czas
Jeszcze zanim zaczniemy się zastanawiać nad tym, która metoda zarządzania czasem jest najskuteczniejsza, musimy spróbować odpowiedzieć sobie na pytanie o to, co sprawia, że niemal nigdy nie mamy go tyle, ile byśmy potrzebowali. Ustalenie, na co marnotrawi się czas wcale nie jest proste. Jedyną skuteczną metodą okazuje się więc notowanie w dzienniku zadań wszystkich aktywności. Warto rzetelnie oceniać realny czas ich trwania. Pozwoli to na ustalenie, na co wydatkujemy zdecydowanie za mało czasu, a gdzie tracimy go najwięcej.
Po drugie – naucz się ustalać priorytety podczas planowania
Jedna z popularniejszych zasad zarządzania czasem mówi o tym, że jedną z najważniejszych czynności wykonywanych pod koniec dnia, powinno być zaplanowanie dnia kolejnego. Nie można jednak zapominać o tym, że samo ustalenie tego, co powinniśmy robić nie zda się na wiele, jeśli nie będziemy w stanie odpowiedzieć sobie na pytanie o to, które z czynności są naprawdę ważne, a które z nich można uznać za te mniej istotne. Podczas realizacji zadań najlepiej rozpoczynać pracę od tych, których waga jest największa nawet, jeśli ich realizacja nie jest wymagana natychmiast. Oczywiście, pierwsze próby nadawania priorytetów mogą być obarczone błędami, nauka na błędach nie jest jednak skomplikowana i przynosi znakomite rezultaty.
Po trzecie – unikaj wielozadaniowości
Wielozadaniowość jest dziś promowana jako ważna cecha. W wielu zawodach mówi się o niej jako o warunku koniecznym do ich wykonywania. Czy jednak rzeczywiście jest ona sposobem na mądre zarządzanie czasem? Dzieje się tak tylko wtedy, gdy wykonując wiele zadań potrafi się doprowadzać je do końca, a nie jest to, niestety, zjawisko powszechne. Jeśli więc tylko istnieje taka możliwość warto pamiętać o tym, że skupienie się na tylko jednym zadaniu jest znacznie lepszą opcją niż wykonywanie kilku z nich. Wielozadaniowość tylko pozornie pozwala na uporanie się z wieloma problemami. W rzeczywistości najbardziej trafne wydaje się opisanie jej jako głównego wroga produktywności.
Po czwarte – opanuj bałagan
Czy nieład w miejscu pracy może mieć wpływ na nieefektywne zarządzanie czasem? Każdy z nas może przekonać się, że brak porządku nie ma najlepszego wpływu na produktywność. Dobrze jest pamiętać zresztą o tym, że problemem nie jest wyłącznie bałagan na biurku, choć i on potrafi rozpraszać. Wcale nie mniej niebezpieczny jest bałagan w dokumentach, również tych, które gromadzimy na komputerze. Porządek sprawia, że nie rozpraszamy się. Jesteśmy też dzięki niemu w stanie natychmiast zajmować się powierzonym nam zadaniem.
