Masz firmę i zastanawiasz się, czego nie można wrzucić w koszty? W gąszczu przepisów łatwo popełnić błąd, który potem wychodzi przy kontroli. Z tego artykułu dowiesz się, jakie wydatki fiskus traktuje jako NKUP, nawet jeśli są realnie związane z działalnością.
Jak działa koszt uzyskania przychodu?
Dla fiskusa koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony po to, by osiągnąć przychód, albo żeby zachować lub zabezpieczyć źródło przychodu. Mówi o tym art. 22 ustawy o PIT. Jednocześnie art. 23 tej ustawy zawiera zamkniętą listę wydatków, które nigdy nie stanowią kosztu podatkowego, niezależnie od tego, jak dobrze je uzasadnisz w biznesie.
Do tego dochodzi jeszcze jedna bariera. Wydatek musi być właściwie udokumentowany. Rozporządzenie z 26 sierpnia 2003 r. o prowadzeniu KPiR wymienia, jakie dane ma zawierać dowód księgowy. Chodzi nie tylko o faktury, ale także inne dokumenty z wiarygodnym określeniem stron, datą, opisem operacji i podpisami. Jeżeli nawet masz realny koszt i nie ma go w katalogu art. 23, ale dokumentacja jest wadliwa, to podatkowo nic z tego nie będzie.
Wydatek może być biznesowo racjonalny i niezbędny, a mimo to pozostanie poza kosztami podatkowymi – decyduje nie tylko cel, ale też ustawowe wyłączenia i sposób udokumentowania.
Jakie wydatki zawsze wypadają z kosztów?
Niektóre grupy wydatków fiskus eliminuje z kosztów wprost w przepisach. Dotyczy to sytuacji, gdy ustawodawca uznał, że nie chce, aby podatnik w ten sposób obniżał dochód, nawet jeśli wydatek ma związek z firmą. Tego typu pozycje pojawiają się regularnie w kontrolach i sporach.
Praca własna, rodzina i wynagrodzenia?
Podstawowe ograniczenie dotyczy pracy samego przedsiębiorcy i najbliższej rodziny. Wartość własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci nie jest kosztem uzyskania przychodów. Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność, nie zaksięgujesz w KPiR swojego „wynagrodzenia” ani pensji małżonka współpracującego bez formalnego zatrudnienia.
Podobne ograniczenie dotyczy wspólników spółek osobowych. Wartość pracy małżonka czy małoletnich dzieci wspólnika nie obniży dochodu żadnego z nich. Wyjątek pojawił się dopiero od 2019 r. w zakresie wynagrodzeń członków rodziny zatrudnionych na podstawie umowy, ale samo „użyczenie pracy” nadal jest poza kosztami.
Grzywny, kary i koszty egzekucyjne?
Organy podatkowe bardzo konsekwentnie traktują sankcje finansowe. Grzywny i kary pieniężne z postępowań karnych, karnych skarbowych, administracyjnych i w sprawach o wykroczenia nie mogą być zaliczone do kosztów. To samo dotyczy odsetek od tych kar. Nie ma tu znaczenia, dlaczego kara została nałożona i czy działalność przynosi przychód.
W katalogu NKUP znajdują się też koszty egzekucyjne ponoszone przez dłużnika. Opłaty komornicze, koszty przegranego procesu, gdy sąd uzna roszczenie wierzyciela, nie obniżą podatku. Inaczej jest u wierzyciela – wydatki związane z dochodzeniem należności w jego biznesie mogą być kosztem.
Utracone zaliczki i zaniechane inwestycje?
Zdarza się, że firma wpłaca zaliczkę na dostawę lub usługę, a kontrahent umowy nie wykonuje. Z podatkowego punktu widzenia utracone przedpłaty w związku z niewykonaniem umowy nie stanowią kosztów. Fiskus uznaje, że nie ma już związku z przychodem, bo świadczenie w ogóle nie powstało.
Podobnie wygląda sytuacja przy zaniechanej inwestycji w środek trwały. Jeżeli budowa, remont czy adaptacja nie zakończyły się oddaniem do używania, poniesione wydatki nie przejdą do amortyzacji i nie obniżą podstawy opodatkowania. Dopiero sprzedaż lub likwidacja zakończonej inwestycji może dawać koszt.
Jak środki trwałe mogą wypaść z kosztów?
Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne to w wielu firmach największe wydatki. Co do zasady, nie zalicza się ich bezpośrednio do kosztów przy zakupie. Kosztem są stopniowo odpisy amortyzacyjne. Ale i tutaj ustawa wprowadza istotne wyjątki i limity, które potrafią mocno zawęzić rozliczenie.
Amortyzacja ponad limit i bezzwrotne dofinansowania?
Na pierwszy plan wysuwają się samochody osobowe. Odpisy amortyzacyjne od auta osobowego stanowią koszt tylko do równowartości 20 000 euro, a w przypadku samochodu elektrycznego – 30 000 euro, przeliczonej wg kursu NBP z dnia przekazania do używania. Część wartości powyżej tego pułapu jest poza kosztami, mimo że faktycznie amortyzujesz ją bilansowo.
Drugi często pomijany obszar to finansowanie inwestycji dotacjami. Nie można zaliczyć do kosztów odpisów od tej części wartości środka trwałego, która została podatnikowi zwrócona w jakiejkolwiek formie bezzwrotnej pomocy i nie stanowi opodatkowanego przychodu. Dotacje, subwencje, dopłaty – jeżeli nie są opodatkowane, to odpowiadająca im część amortyzacji jest NKUP.
Czy każda strata w środku trwałym jest kosztem?
Straty w środkach trwałych i WNiP w części pokrytej dotychczasowymi odpisami amortyzacyjnymi nie obniżają podatku. Gdy dojdzie do szkody, bierze się pod uwagę całą sumę dokonanych odpisów, również tych, które wcześniej już były poza kosztami. Dodatkowe ograniczenie dotyczy samochodów pozbawionych dobrowolnego ubezpieczenia AC.
Jeżeli auto nie miało AC, to zarówno strata powstała w wyniku szkody, jak i koszty powypadkowej naprawy są traktowane jako wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Poszkodowany przedsiębiorca odczuwa zatem konsekwencje podwójnie – ponosi koszt naprawy i nie obniża nim podatku.
Jakie wydatki o charakterze osobistym fiskus wyklucza?
Granicę między wydatkami firmowymi a osobistymi najtrudniej wyznaczyć tam, gdzie korzyść jest „mieszana”. Organom podatkowym bardzo zależy na odcięciu typowych kosztów życia prywatnego od działalności. W efekcie wiele wydatków, które z biznesowego punktu widzenia podnoszą efektywność pracy, ustawowo wypada z kosztów.
Zdrowie, kondycja i wygląd?
W katalogu NKUP znajdują się szeroko rozumiane wydatki zdrowotne i „wizerunkowe” przedsiębiorcy. Typowe przykłady to: polisa na życie, prywatny pakiet medyczny, okulary korekcyjne, karnet na siłownię czy basen. Fiskus traktuje je jako zaspokajanie osobistych potrzeb, nawet jeżeli prowadzisz firmę wymagającą świetnego zdrowia lub wizerunku.
Wyjątkiem bywają bardzo konkretne stany faktyczne opisane w interpretacjach, np. abonamenty sportowe dla pracowników jako benefit czy zabiegi niezbędne do realizacji specjalistycznych usług modelingowych. Ale w działalności jednoosobowej, bez jasnego wykazania zawodowego przymusu, wydatki na poprawę kondycji fizycznej i wyglądu własnego pozostają poza kosztami.
Reprezentacja i „zbyt ładne” biuro?
Od lat problemem jest rozróżnienie między zwykłym kosztem firmowym a reprezentacją. Koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Do tej kategorii zalicza się wydatki na wystawne przyjęcia, drogie prezenty bez logo firmy, elementy wystroju mające kreować wizerunek luksusu.
Przykład jest bardzo obrazowy. Jeśli urządzasz biuro i kupujesz normalne wyposażenie czy dekoracje, które nie przekraczają zwyczajowo przyjętych standardów w branży, to zakup jest kosztem. Gdy jednak sięgasz po antyki, drogie obrazy lub ekskluzywne dodatki, które mają przede wszystkim „robić wrażenie”, fiskus kwalifikuje je jako reprezentację i wyłącza z kosztów.
Wyżywienie i podróże przedsiębiorcy?
Podczas podróży służbowej przedsiębiorca może rozliczyć dietę jako koszt podatkowy. Jeżeli jednak w trakcie delegacji kupuje posiłki na fakturę na firmę, takie wydatki nie powiększą kosztów uzyskania przychodu. Ustawodawca uznał, że wyżywienie przedsiębiorcy ma charakter osobisty, a kompensację ma zapewniać sama dieta.
Nieco inaczej wygląda sytuacja przy spotkaniach z kontrahentami. Wydatki gastronomiczne czy noclegowe często są traktowane jako reprezentacja i trafiają do NKUP, choć część interpretacji dopuszcza rozliczenie „zwykłych” obiadów służbowych. Stąd przy większej skali takich wydatków rozsądne jest wystąpienie o interpretację indywidualną do KIS.
Gdy wydatek równocześnie poprawia komfort życia prywatnego i może wpływać na działalność, ryzyko uznania go za osobisty i wyłączenia z kosztów rośnie bardzo mocno.
Dlaczego niektóre kary umowne i podatki nie są kosztem?
Kary umowne i podatki to dwie grupy wydatków, które często pojawiają się w obrocie gospodarczym. Ustawodawca przyjął założenie, że nie każda dolegliwość finansowa powinna zmniejszać podstawę opodatkowania. Stąd część z nich trafia wprost do katalogu NKUP, a inne wymagają bardziej szczegółowej analizy.
Kary umowne i odszkodowania?
Art. 23 ustawy o PIT wskazuje wprost, że nie są kosztem kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wad wykonanych usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad czy usunięciu wad. Jeżeli więc płacisz kontrahentowi za nienależyte wykonanie świadczenia, fiskus nie pozwala obniżyć w ten sposób dochodu.
Inaczej jest, gdy kara dotyczy np. opóźnienia w realizacji świadczenia, a nie jego wady, i nie mieści się w katalogu ustawowym. Wówczas – przy zachowaniu zasad należytej staranności i dobrym udokumentowaniu – organy podatkowe potrafią uznać, że wydatek ma związek z zabezpieczeniem źródła przychodów i może być kosztem. Ocena zawsze zależy od konkretnego stanu faktycznego i często kończy się interpretacją indywidualną.
Jakie podatki i opłaty są z góry wyłączone?
Nie każdy podatek publicznoprawny obniża dochód. Ustawowo wyłączone z kosztów są m.in.: podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn, część podatku akcyzowego od ubytków wyrobów akcyzowych oraz określone sytuacje w podatku VAT. Podatek należny VAT jest kosztem tylko wyjątkowo, np. przy imporcie usług, jeżeli nie stanowi jednocześnie podatku naliczonego.
Jeżeli przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, a towary i usługi służą działalności, nieodliczony VAT może stać się kosztem. Warunek jest jeden – brak prawa do odliczenia musi wynikać z przepisów, a nie z dobrowolnej rezygnacji podatnika. Z kolei podatek naliczony ponad wysokość, którą można byłoby odliczyć, nie stanowi kosztu w części nadwyżkowej.
Jak forma płatności może zablokować koszt?
Nawet poprawnie udokumentowany i biznesowo uzasadniony wydatek może wypaść z kosztów tylko dlatego, że został opłacony nie w ten sposób, co trzeba. W polskich przepisach od lat funkcjonuje limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami, który wywołuje sporo pułapek.
Jeżeli wartość transakcji między firmami przekracza 15 000 zł, to zapłata gotówką za taki wydatek powoduje, że nie stanowi on kosztu uzyskania przychodu w tej części, w jakiej płatność została dokonana poza rachunkiem bankowym. Nie wystarczy prawidłowa faktura i realne poniesienie kosztu. Brak przelewu przekłada się wprost na obowiązek wyłączenia wydatku z KPiR.
Przy większych zakupach – maszynach, samochodach, droższych usługach – wybór formy płatności decyduje więc nie tylko o płynności, ale także o wymiernym obciążeniu podatkowym. W sytuacji mieszanej, gdy część transakcji była opłacona gotówką, a część przelewem, w kosztach można ująć wyłącznie tę część, która przeszła przez rachunek firmowy.
